Özel Dikim Siparişi Nasıl Yönetilir? Ölçü, Prova ve Kapora Rehberi

Hazır giyimde müşteri beğenir, dener ve alır. Özel dikimde ise satış ilk görüşmede verilen bir sözle başlar ve haftalar sonra son provada tamamlanır. Bu süre boyunca ölçü, kumaş, model, teslim tarihi ve ödeme konusunda iki tarafın aynı şeyi anlaması gerekir. İyi yönetilen bir özel dikim siparişi müşteriyi yıllarca geri getirir. Yönetilmeyen bir sipariş ise "ben böyle istememiştim" cümlesiyle biter. Bu rehber, ölçüden kaporaya kadar bir siparişi baştan sona nasıl kuracağınızı ve MağazamHazır'ın bu süreci nasıl tek dosyada topladığını anlatıyor.

Prova randevusu ve tadilat takibini ayrı bir yazıda ele aldık: terzi programı rehberi günlük takvime ve tadilat kabulüne odaklanıyor. Bu yazı ise tek bir özel dikim işini ilk görüşmeden teslime kadar izliyor.

Özel dikimde anlaşmazlıklar nereden çıkar?

• Sözlü kalan model: Yaka tipi, cep sayısı ve astar rengi konuşulur ama hiçbir yere yazılmaz. Üç hafta sonra iki taraf farklı şeyleri hatırlar.
• Belirsiz kumaş: "Lacivert yün" denir, ama müşterinin aklındaki ton ile toptancıdan gelen top aynı değildir.
• Değişen ölçüler: Ölçü alındıktan sonra müşteri kilo verir ya da alır, provaya başka ayakkabıyla gelir. Prova bunu yakalamazsa sorun teslimde çıkar.
• Belirsiz teslim tarihi: Düğün, mezuniyet ya da iş görüşmesi için dikilen kıyafette bir günlük gecikme bile işi değersiz kılar.
• Parçalı ve kayıtsız ödeme: Kapora nakit alınır, kalanı teslimde konuşulur. Kimin ne ödediği bir yere yazılmazsa sonradan hatırlamak zorlaşır.

Bu sorunların hepsinin kökü aynı: bilgi farklı yerlerde durur. Ölçü kâğıtta, fotoğraf telefonda, model konuşması mesajlaşmada, kapora kasada kalır. Çözüm de bilgiyi tek dosyada toplamaktır.

Ölçü almak: neyi, nasıl kaydetmeli?

Alınacak ölçüler dikilen parçaya göre değişir, ama her atölyenin standart bir ölçü föyü olmalıdır. Föy, ölçüyü alan kişinin bir şeyi atlamamasını sağlar. Aynı müşteri iki yıl sonra geldiğinde neyin değiştiğini görmenizi de kolaylaştırır.

Ceket ve takım elbise için temel ölçüler

• Göğüs, bel ve basen çevresi
• Omuz genişliği ve sırt genişliği
• Kol boyu, kol ağzı ve pazı çevresi
• Ense kökünden ölçülen ceket boyu
• Pantolon için bel, basen, ağ, iç bacak boyu, uyluk ve paça genişliği

Elbise ve abiye için ek ölçüler

• Göğüs yüksekliği ve göğüs aralığı
• Bel yüksekliği, kalça yüksekliği ve etek boyu
• Kol oyuntusu ve yaka çevresi

Ölçünün yanına üç bilgi daha yazın: ölçünün alındığı tarih, müşterinin ölçü sırasında ne giydiği ve duruşuyla ilgili notlar. "Sağ omuz düşük", "hafif öne eğik duruyor", "sol kol daha uzun" gibi notlar, kalıp keserken sayılardan daha değerlidir. Ölçüleri ikinci bir kişiye okuyarak yazdırmak hatayı belirgin biçimde azaltır. Tek başınıza çalışıyorsanız her ölçüyü ikinci kez kontrol etmeyi alışkanlık hâline getirin.

Kaç prova gerekir?

Ölçüye göre dikilen klasik bir parçada genellikle iki ya da üç prova yapılır:

1. Teyel provası: Parça geçici dikişlerle birleştirilmiştir. Omuz, beden oturuşu ve boylar bu aşamada düzeltilir. Büyük değişiklikler en kolay bu provada yapılır.
2. Ara prova: Ana dikişler atılmış, kollar takılmıştır. Kol boyu, yakanın duruşu ve hareket rahatlığı kontrol edilir.
3. Son prova: Parça neredeyse bitmiştir. Paça, kol ağzı ve küçük rötuşlar yapılır, teslim günü kesinleşir.

Prova sayısını sipariş anında müşteriye söyleyin ve takvime en baştan yerleştirin. "Ne zaman tekrar gelmem gerekiyor?" sorusunun cevabını ilk günden bilen müşteri provaları daha az kaçırır. Özel bir gün için dikilen kıyafetlerde son provayı etkinlikten en az bir hafta önceye koymak, beklenmedik bir düzeltme için zaman bırakır.

Fiyatlandırma ve kapora

Özel dikimde fiyatı üç kalem belirler: kumaş, işçilik ve ekstralar. Astar, düğme, nakış ve el dikişi ekstralara girer. Bunları teklifte ayrı satırlar hâlinde göstermek müşterinin fiyatı anlamasını kolaylaştırır ve "neden bu kadar?" sorusunu azaltır. Kumaşı müşteri getiriyorsa bunu da teklife açıkça yazın, böylece kumaştaki bir kusurdan doğan sorunun kime ait olduğu baştan bellidir.

Kapora iki işe yarar: kumaş ve malzeme masrafınızı karşılar, bir de müşterinin siparişe bağlılığını gösterir. Kaporanın miktarı işletmenin kendi kararıdır. Önemli olan, kuralın yazılı olması ve herkese aynı uygulanmasıdır. Sipariş föyüne şunları yazın:

• Toplam tutar, alınan kapora ve kalan tutar
• Kalan tutarın hangi aşamada ödeneceği: son provada mı, teslimde mi?
• Sipariş iptal edilirse kaporaya ne olacağı
• Kumaş kesildikten sonra yapılan model değişikliğinin nasıl ücretlendirileceği

Teslim süresini doğru söylemek

En sık yapılan hata, teslim süresini yalnızca dikiş süresine göre vermektir. Gerçek süre birkaç şeyin toplamıdır: kumaşın tedarik süresi, provalar arasındaki bekleme, atölyenin o haftaki yoğunluğu ve müşterinin provaya gelebileceği günler. Düğün ve mezuniyet sezonunda bu süre kendiliğinden uzar.

Pratik bir yöntem, her siparişi ters takvimle planlamaktır. Müşterinin kıyafete ihtiyaç duyduğu tarihten geriye doğru sayarak sırasıyla son provayı, ara provayı, teyel provasını ve kumaşın gelmesi gereken günü yazın. Bu tarihlerden biri bugünden önceye düşüyorsa, siparişi almadan önce müşteriyle konuşun.

Kumaş tedariki ve yazılı onay

Kumaşı siz tedarik ediyorsanız müşteriye mümkünse numune gösterin ve seçilen numunenin fotoğrafını siparişe ekleyin. Aynı kodlu kumaşta bile parti farkı olabilir. Bunu önceden söylemek, teslimdeki "rengi farklı" itirazının önüne geçer. Model için de aynısı geçerlidir: müşterinin getirdiği referans görselini ve üzerinde anlaştığınız değişiklikleri yazılı olarak saklayın, müşteriden sipariş föyünü onaylamasını isteyin. Yazılı bir föy, iki tarafı da korur.

MağazamHazır'da nasıl çalışır?

MağazamHazır'da bir özel dikim siparişi, birkaç eklentinin birlikte çalıştığı tek bir dosya olarak yönetilir. Merkezde Proje Takibi durur: müşterinin görüşme, tadilat, prova ve asıl randevuları, ödeme bağlantıları ve notları aynı projeye bağlanır. Projeye aşama verir, sorumlu atar ve müşteriye özel bir bağlantıyla ilerlemeyi gösterirsiniz.

Provaları Online Randevu Sistemi ile planlarsınız. Hatırlatma merdiveni, randevudan 72 saat, 24 saat ve 2 saat önce müşteriye SMS, WhatsApp ya da e-posta ile haber verir. Dolu bir saat boşalırsa bekleme listesindeki müşteriye süreli bir davet bağlantısı gider. Kapora ve kalan tutarı Sihirli Ödeme Linki ile istersiniz: her bağlantının kendi açıklaması, tutarı ve son kullanma tarihi vardır. Bağlantı ödendiğinde kendiliğinden kapanır, böylece aynı tutar iki kez ödenemez. Ölçü ve sipariş föyünü de Gelişmiş Form Oluşturucu ile kod yazmadan hazırlarsınız. Bu formlar uzun olursa adımlara bölünebilir, dosya yükleme alanı içerebilir ve yalnızca üye girişi yapan müşterilere açılabilir.

Müşterinin akışı

1. Müşteri sitenizden ilk görüşme randevusunu alır.
2. Görüşmede ölçüleri alınır, model ve kumaş seçilir, sipariş föyü doldurulur.
3. Kapora için kendisine bir ödeme bağlantısı gelir. Kartla öder ve onay e-postasını alır.
4. Her prova randevusundan önce hatırlatma mesajı alır.
5. Kendisine özel proje bağlantısından siparişin hangi aşamada olduğunu görür.
6. Son provadan sonra kalan tutar için yeni bir bağlantı gelir. Ödemeyi yapar ve kıyafetini teslim alır.

İşletmecinin akışı

1. Her özel dikim işi için müşteri adına bir proje açarsınız.
2. Ölçü formundan gelen bilgileri ve kumaş fotoğrafını projenin notlarına işlersiniz.
3. Teyel, ara ve son prova randevularını oluşturup projeye bağlarsınız.
4. Kapora bağlantısını oluşturup müşteriye gönderirsiniz. Ödeme yapıldığında e-posta bildirimi alırsınız.
5. İşin aşamasını güncellersiniz. Müşteri ilerlemeyi bağlantısından görür, sizi aramasına gerek kalmaz.
6. Kalan tutarı ikinci bir bağlantıyla tahsil eder ve projeyi kapatırsınız. Müşteri bir sonraki siparişe geldiğinde eski kayıtlarını aynı yerde bulursunuz.

Tadilat ve kabulde aynı mantık

Özel dikimin yanında tadilat da yapıyorsanız, Online Randevu Sistemi'nin kabul ve teslim özelliği işinize yarar. Müşterinin bıraktığı her parça kalem, fotoğraf ve etiket numarasıyla kaydedilir. Durum adımlarını kendiniz tanımlarsınız ve her adımda müşteriye SMS, WhatsApp ya da e-posta gider. Teslimde kod veya QR ile doğrulama yapılır, böylece parça yanlış kişiye verilmez.

Bu akışı Beyaz Atölye demosunun "Nasıl çalışır?" sayfasında adım adım görebilirsiniz. Demonun ana sayfası ise müşterinin randevuya nasıl ulaştığını gösteriyor.

Geçişte dikkat edilecekler

• Föyü önce kâğıtta sadeleştirin: Mevcut ölçü föyünüzdeki alanları gözden geçirin, kullanmadıklarınızı çıkarın ve formu bu sade hâline göre kurun.
• Kapora kuralını yazın: İptal ve model değişikliği kurallarını sipariş föyüne ve sitenize aynı cümlelerle koyun.
• Aşamalara müşterinin anlayacağı adlar verin: "Kesimde", "Teyel provası bekleniyor", "Son rötuşlar" gibi adlar, müşterinin bağlantıya baktığında ne olduğunu anlamasını sağlar.
• Eski müşterileri kademeli taşıyın: Herkesin geçmişini bir anda girmeye çalışmayın, yeni sipariş veren müşteriyle başlayın.

Sık sorulan sorular

Ölçüleri her siparişte yeniden almalı mıyım?

Kayıtlı ölçüler iyi bir başlangıç noktasıdır. Ama son siparişin üzerinden zaman geçtiyse temel çevre ölçülerini yeniden almak daha güvenlidir. Eski ve yeni ölçüyü yan yana görmek, kalıpta neyi değiştireceğinizi hemen gösterir.

Kaporayı nakit alırsam ne yapmalıyım?

Ödeme bağlantısı kartla online ödeme içindir. Nakit aldığınız kaporayı tarihiyle ve tutarıyla projenin notlarına yazın. Kalan tutarı hesaplarken karışıklık çıkmaz.

Müşteri provaya gelmezse ne olur?

Hatırlatma mesajları gelmeme ihtimalini azaltır. Yine de bir saat boş kalırsa bekleme listesindeki müşteriye davet gider. İsterseniz kayıtlı kartı olan müşteriden gelmeme ücreti de alabilirsiniz.

Müşteri siparişin durumunu nereden görür?

Proje Takibi her müşteriye özel bir bağlantı verir. Siz aşamayı güncelledikçe müşteri bu bağlantıdan ilerlemeyi takip eder.

Sonraki adım

Terzilik ve atölye işletmeleri için hangi eklentilerin birlikte çalıştığını terzi sektör sayfasında toplu olarak görebilirsiniz. Paketleri karşılaştırmak için paketler sayfasına, diğer sektörlerin demolarını gezmek için demolar sayfasına bakın. Atölyenize göre bir kurulum planı isterseniz bize yazın.