Kimler e-fatura kullanmak zorunda?

E-fatura ve e-arşiv yükümlülüğü, ciro eşikleri ve faaliyet alanına göre belirlenir ve eşikler zaman içinde güncellenir. E-ticaret yapan mükellefler için kapsam giderek genişlemiştir; internet üzerinden satış yapıyorsanız yüksek ihtimalle kapsamdasınızdır.

Güncel eşikler ve kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın — bu yazı genel bir rehberdir, mali müşavir yerine geçmez. Ancak pratik bir kural olarak: e-ticarete başlıyorsanız, e-fatura altyapısını en baştan kurmak her zaman daha ucuzdur.

Sağlayıcı seçerken nelere bakmalı?

Entegrasyon desteği: Kullandığınız e-ticaret altyapısıyla hazır entegrasyonu var mı? Yoksa her fatura elle kesilecek demektir.
Hata görünürlüğü: Fatura kesilemediğinde bunu nereden göreceksiniz? Sessizce başarısız olan bir entegrasyon, en tehlikelisidir.
İade ve iptal desteği: Sadece kesim değil, iptal ve iade faturası akışı da otomatik olmalı.
Muhasebe programınızla uyum: Mali müşavirinizin kullandığı programla konuşabiliyor mu?

MağazamHazır'da birden fazla sağlayıcı desteklenir; panelden seçer, kendi hesap bilgilerinizi girersiniz. Mevcut muhasebe düzeninizi bozmadan devam edebilirsiniz.

Sipariş - fatura akışı adım adım

1. Müşteri siparişi tamamlar ve ödeme alınır.
2. Sistem, alıcının kurumsal mı bireysel mi olduğuna bakarak fatura tipini belirler.
3. Kalemler, KDV oranları, kargo bedeli ve indirimler faturaya aktarılır.
4. Fatura sağlayıcıya gönderilir ve kesilir.
5. Müşteriye iletilir; sipariş ekranında fatura durumu görünür.
6. İade olursa iade faturası veya iptal işlemi aynı zincirden yürür.

Bu zincirin herhangi bir halkasını elle yapmak, hacim arttığında ilk kopan yer olur.

E-fatura ile e-arşiv arasındaki fark

İkisi de elektronik faturadır; fark, alıcının kim olduğudur.

E-fatura, karşı taraf da e-fatura sistemine kayıtlıysa kesilir. Fatura sistemler arasında elektronik olarak dolaşır, kâğıda dökülmez. Tipik olarak kurumsal (B2B) satışlarda karşınıza çıkar.

E-arşiv fatura, karşı taraf sisteme kayıtlı değilse kesilir — yani son tüketiciye yaptığınız satışlarda. E-ticaret siparişlerinin büyük çoğunluğu bu gruba girer.

Pratikte bir e-ticaret mağazası her iki tipe de ihtiyaç duyar. Önemli olan, sistemin alıcıya göre doğru tipi kendisinin seçmesidir; bunu elle takip etmek sürdürülebilir değildir.

Elle fatura kesmenin üç problemi

Zaman. Günde 30 sipariş, ayda yaklaşık 900 fatura demektir. Her biri için panele girip bilgileri kopyalamak tam zamanlı bir işe dönüşür ve büyüdükçe daha da kötüleşir.

Hata. Elle girilen her tutar, yanlış seçilen her KDV oranı ve eksik yazılan her adres, sonradan düzeltilmesi gereken bir kayıttır. Düzeltme, kesmekten daha pahalıdır.

Gecikme. Faturanın yasal süresi içinde kesilmemesi idari yaptırım riski doğurur. Yoğun bir kampanya döneminde biriken faturalar bu riski büyütür.

Entegrasyon nasıl çalışır?

Sipariş tamamlandığında fatura bilgileri — alıcı bilgileri, ürün kalemleri, tutarlar, KDV, kargo bedeli ve uygulanan indirimler — mağazanızdan e-fatura sağlayıcınıza gider ve fatura otomatik kesilir. Müşteriye iletilir, sizin kayıtlarınıza düşer.

Siparişi görüntülediğinizde faturanın durumunu da aynı ekranda görürsünüz: kesildi mi, hata aldı mı, iptal edildi mi. Bu görünürlük, ay sonunda "hangi siparişin faturası kesilmedi" diye aramaktan kurtarır.

MağazamHazır'da sağlayıcıyı panelden seçersiniz; kendi hesap bilgilerinizi girmeniz yeterlidir. Birden fazla sağlayıcı desteklendiği için mevcut muhasebe düzeninizi değiştirmek zorunda kalmazsınız.

En sık yapılan hatalar

KDV'yi yanlış yönde hesaplamak

E-ticarette müşteriye gösterilen fiyat neredeyse her zaman KDV dâhildir. Faturada bu tutarı KDV hariç kabul edip üzerine KDV eklerseniz, müşterinin ödediğinden farklı bir fatura kesersiniz. Doğrusu, KDV dâhil tutarı ayrıştırmaktır: 120 TL'lik bir üründe (%20 KDV) matrah 100 TL, KDV 20 TL'dir — 120 TL'nin üzerine 24 TL eklemek değil.

Bu hata küçük görünür ama her siparişte tekrarlandığı için hem müşteri şikâyetine hem de beyan uyumsuzluğuna yol açar.

Kargo bedelini ve indirimleri unutmak

Faturadaki toplam, müşterinin gerçekten ödediği tutarla birebir eşleşmelidir. Tahsil ettiğiniz kargo ücreti ve uygulanan kampanya indirimleri faturaya yansımalıdır. Aksi hâlde tahsilatınız ile faturanız tutmaz ve bu fark her ay birikir.

İade sürecini atlamak

İade edilen bir sipariş için iade faturası veya iptal işlemi yapılmazsa kayıtlarınız fazla gelir gösterir. E-ticarette iade oranı azımsanacak bir sayı değildir; bu adımın otomatik olması önemlidir.

Alıcı bilgilerini doğrulamamak

Kurumsal alıcıya keseceğiniz faturada vergi numarası ve unvan doğru olmalıdır. Checkout adımında bu bilgileri toplamıyorsanız, faturayı sonradan düzeltmek zorunda kalırsınız.

Muhasebe programınızla birlikte kullanmak

E-fatura entegrasyonu muhasebecinizin yerini almaz; onun işini kolaylaştırır. Faturalar düzenli, doğru ve zamanında kesildiğinde dönem sonu kapanışı çok daha hızlı ilerler ve muhasebecinizle "şu siparişin faturası nerede" yazışması ortadan kalkar.

ERP veya ön muhasebe programı kullanıyorsanız, sipariş ve fatura verisinin oraya da akmasını sağlayabilirsiniz. Böylece stok, cari ve fatura tek bir zincirde ilerler.

Ne zaman kurmalı?

Cevap: satışa başlamadan önce. E-fatura, sipariş sayısı arttıktan sonra eklenmesi en zahmetli bileşendir; çünkü geriye dönük düzeltme gerektirir. Mağazanızı açarken ödeme ve kargo ile birlikte kurarsanız, ilk siparişten itibaren kayıtlarınız temiz ilerler.

Yeni bir mağaza kuruyorsanız bu üçünü birlikte planlayın: ödeme, kargo ve e-fatura. Üçü de MağazamHazır'da kutudan çıkar; kendi hesap bilgilerinizi girmeniz yeterlidir.

Hemen başlayın

E-fatura entegrasyonunu kullanmak için MağazamHazır'da kurulum beklemek yok: ücretsiz hesap açtığınız anda siteniz oluşturulur ve yayına girer. Detaylar için e ticaret sitesi kurma sayfasına, modülün teknik özellikleri için eklenti sayfasına göz atın; bu altyapıyla kurulmuş gerçek işletmeleri canlı demolarda inceleyebilirsiniz.