Bir klinik ikinci şubeyi açtığında yönetim sorunu iki katına çıkmaz; katlanarak büyür. Hangi hekim hangi şubede çalışıyor, hangi işlemin fiyatı nerede farklı, hangi şube ne zaman kapalı, hangi şubenin koltukları boşta kalıyor? İyi bir çok şubeli klinik yönetimi düzeni bu soruların cevabını her şubeye ayrı ayrı sormadan, tek bir panelden almak demektir. Bu yazıda bir diş kliniği örneğinden yola çıkarak şube bazlı hekim, hizmet ve fiyat yönetiminin nasıl kurulduğunu anlatıyoruz; aynı mantık veteriner, estetik ya da fizyoterapi klinikleri için de geçerlidir.

İkinci şubeyle başlayan sorunlar

Dağınık takvimler: Her şubenin kendi defteri ya da programı vardır. Hastanın hangi şubede randevusu olduğu, merkezde bilinmez.
Hekimin şubeler arası çalışması: Bir hekim haftada iki gün merkezde, üç gün diğer şubede çalışıyorsa bunu takvimde göstermek zordur.
Fiyat farkları: Aynı işlem iki şubede farklı fiyatlanabilir. Hasta ve sekreter bunu bilmezse yanlış bilgi verilir.
Şubeye özel kapanışlar: Bir şube tadilat nedeniyle kapanır, diğeri açıktır. Online randevu bunu yansıtmazsa hasta boş kapıya gelir.
Performans görünürlüğü: Hangi şubenin koltukları dolu, hangisi boş, hangi saatlerde yoğunluk var, yönetici bunu sezgiyle tahmin eder.

Çok şubeli bir sistemin yapması gerekenler

Her şube için ayrı hizmet listesi, çalışma saatleri ve personel.
Her şubede ayrı fiyat tanımlayabilme.
Şubeye özel kapanış ve tatil günleri.
Hastanın online randevuda şubeyi seçebilmesi.
Hekimin birden fazla şubede görev alabilmesi.
Rol ve yetki ayrımı: şube sorumlusu kendi şubesini yönetsin, merkez her şeyi görsün.
Doluluk ve yoğunluk analizi.
Her şubede ortak marka görünümü: tek site, tek hasta hesabı.

MağazamHazır'da şube yönetimi

Şube yönetimi, Franchise & Çok Şubeli Yönetim eklentisi ile Randevu Sistemi'nin birlikte çalışmasıyla gerçekleşir. Bu bir sepetli e-ticaret meselesi değildir; çekirdek randevu ve hasta kayıtlarıdır.

Hastanın akışı

Hasta kliniğin tek sitesine girer ve online randevu bölümünü açar.
Önce şubeyi seçer; seçtiği şubenin hekimlerini, hizmetlerini ve fiyatlarını görür.
Uygun hekim ve saati seçer. Şube kapalıysa o gün seçilemez.
Form ve kapora adımlarını tamamlar.
Hatırlatma mesajında şubenin adresi bulunur.
Kendi şubesine gelir; bir sonraki kontrolü başka şubede almak isterse aynı hesapla yapar.

Yönetimin akışı

Şubeleri tanımlar, her biri için hekim, hizmet, çalışma saati ve fiyat girersiniz.
Şube kapanışlarını ve tatillerini tek tek işaretlersiniz.
Şube sorumlularına yalnızca kendi şubelerini yönetme yetkisi verirsiniz.
Merkezde tüm şubelerin randevularını ve siparişlerini tek panelde görürsünüz.
Doluluk ve yoğunluk analizlerine bakar, hangi şubede hangi saatin boş kaldığını görürsünüz.
Analizdeki önerilere göre çalışma saatlerini ya da hekim dağılımını ayarlarsınız.

Şube bazlı fiyat ve hizmet farkı

Birden fazla şubesi olan klinik sahipleri için en sık sorulan soru şudur: aynı hizmetin fiyatı her şubede aynı olmak zorunda mı? Cevap hayır. Şubeler farklı semtlerde, farklı maliyetlerle çalışabilir. Franchise eklentisi ile her şube için ayrı hizmet listesi ve ayrı fiyat tanımlayabilirsiniz. Hasta şubeyi seçtiğinde yalnızca o şubenin fiyatını görür; böylece yanlış bilgi riski ortadan kalkar.

Hizmet çeşitliliği de şubeye göre değişebilir. Merkez şube implant uygulaması yaparken, ikinci şube yalnızca muayene ve temizlik sunabilir. Bu durumda implant hizmetini ikinci şubede açmazsınız; hasta o şubede o hizmeti hiç görmez.

Doluluk ve yoğunluk analizi

Şube sayısı arttıkça yönetici sezgiye güvenemez. Hangi şubenin hangi saatte dolu olduğunu, hangi günlerin boş kaldığını veri gösterir. Eklentideki analiz ve öneri bölümü, doluluk oranını ve ısı haritası görünümünü sunar. Bu görünümlerle şu tür kararlar alınabilir: Çayyolu şubesinin salı öğleden sonraları sürekli boşsa, o saatlerde hekim çalıştırmak yerine başka bir güne kaydırmak ya da o saatte kampanya yapmak gibi. Kararı tahmine değil kayıta dayandırmak, küçük bir klinik zincirinin en pratik kazancıdır.

Rol ve yetki dağılımı

Şubeli yapıda yetki ayrımı güvenlik kadar düzen meselesidir. Şube sorumlusu kendi şubesinin takvimini ve personelini yönetir; diğer şubenin verisini görmez. Merkez yönetim hepsini görür. Sekreter yalnızca randevu girişi yapar, hekim kendi hastalarının kayıtlarına erişir. Bu ayrımları Yetki ve Rol Yönetimi eklentisiyle tanımlarsınız. Ayrıntılar için ekip ve roller rehberine bakabilirsiniz.

Yeni bir şube açarken sistem tarafı

Yeni şube açma kararı geldiğinde, operasyonel hazırlık çoğu zaman ihmal edilen iştir. Franchise eklentisiyle yeni şubeyi eklemek, mevcut şubenin yapısını kopyalayıp farklılıkları düzenlemek demektir: hizmet listesi, çalışma saatleri, hekim kadrosu ve fiyatlar. Yeni şubenin açılış tarihi öncesinde online randevu henüz kapalı tutulur; şube açıldığı gün takvim açılır. Bu sayede ilk gün şube kapısında "randevu sistemimiz henüz hazır değil" cümlesi duyulmaz.

Şubeler arası ortak kullanılan bilgi de önemlidir: hasta hesabı, marka görünümü ve duyurular tek yerdedir. Bir hasta merkezde randevu alıp ikinci şubeye geçtiğinde, kayıtları ve iletişim bilgileri tekrar girilmez. Bu, hem hasta deneyimini hem de sekreterin işini hafifletir.

Merkez yöneticisinin haftalık bakışı

Şubeli yapıda yönetici bir haftayı özetlemek istediğinde tek tek şubeleri aramak zorunda kalmamalıdır. Panelde şube bazlı randevu sayısı, doluluk ve yoğun saatler bir arada görünür. Bir şubede salı günleri sürekli boş koltuk varsa, o gün hekim saatini başka bir şubeye kaydırmak ya da o güne yönelik bir kampanya düşünmek mümkün olur. Pazartesi sabahı şube sorumlularıyla yapılan kısa toplantıda herkes aynı ekrana baktığı için konuşma sezgiye değil kayda dayanır.

Geçişte dikkat edilecekler

Önce tek şubeyi oturtun: İlk şubede akış kurulup test edilmeden ikinci şubeyi eklemeyin.
Hekimleri şube bazında netleştirin: Hangi hekim hangi gün hangi şubede? Bunu yazılı bir tabloda toplayıp sisteme öyle girin.
Fiyat farklarını belgeleyin: Şubeler arasındaki fiyat farkının nedeni net olsun; sekreter hastaya açıklayabilsin.
Yetkileri baştan ayırın: Şube sorumlusu yalnızca kendi şubesini görsün; sonradan kısıtlamak daha zordur.

Şubeler arasında hasta yönlendirmesi de önemli bir konudur. Bir hasta merkezde randevu alamazsa, ikinci şubede boş saati olup olmadığını görmek isteyebilir. Online randevuda şube seçimi bunu hastaya bırakır; hasta kendisine uygun şubede uygun saati bulur ve klinik toplam doluluğu artar.

Kullanılan eklentiler

Franchise & Çok Şubeli Yönetim: Şube bazlı hizmet, hekim, saat, fiyat, kapanış ve analiz. Randevu & Hizmet ailesinin Pro paketinde.
Randevu Sistemi: Şube bazlı online randevu, kaynaklar, anamnez. Başlangıç paketinde.
Yetki ve Rol Yönetimi: Şube sorumlusu, hekim, sekreter ayrımı. Büyüme paketinde.
Analitik ve Dönüşüm Takibi: İsteğe bağlı; genel performans takibi için. Büyüme paketinde.
SMS Bildirimleri: Hatırlatma. Başlangıç paketinde.
Ödeme Entegrasyonları: Kapora ve online ödeme, iyzico üzerinden. Her mağazada ücretsiz.

Şube yönetiminin kurulumunu franchise ve şube yönetimi rehberinde, ürün mantığını bayi ve şube yönetim sistemi sayfasında bulabilirsiniz.

Canlı demo: DentAnk

DentAnk bir demo mağazadır; gerçek bir klinik değildir. Demoda Merkez ve Çayyolu adında iki şube, odalar ve cihazlar ile örnek randevu geçmişi bulunur.

DentAnk demo mağazasının online randevu sayfasını açın.
Randevu akışında "size en uygun şube, hekim ve saati seçin" adımını izleyin; şubeye göre hekim ve saat listesinin değiştiğine bakın.
Başka sektörlerin demoları için demolar sayfasını ziyaret edin.

Şubeli yapıya geçişte aklınızda bulunsun: teknoloji sorunun yalnızca yarısıdır. Şubeler arasında ortak bir çalışma düzeni, ortak mesaj dili ve ortak hasta karşılama standardı belirlemek, sistemin sağlayacağı faydayı artırır. Sistem aynı tabloyu herkese gösterir; o tabloya göre kimin ne yapacağını ise yönetim belirler.

Hangi paket?

Çok şubeli yapı için gerekli olan Franchise & Çok Şubeli Yönetim eklentisi Randevu & Hizmet ailesinin Pro paketinde gelir. Rol ve yetki ayrımı için Büyüme paketindeki eklenti de gereklidir; Pro paketi önceki paketlerin içeriğini kapsar. Şubeleri tek tek açmayı planlıyorsanız önce Başlangıç ya da Büyüme paketiyle başlayıp şube eklerken Pro'ya geçebilirsiniz. Ayrıntılar için paketler sayfasına, sektör özeti için diş kliniği sektör sayfasına bakın.

Sık sorulan sorular

Her şube ayrı site mi olur?

Hayır. Tek site ve tek hasta hesabı üzerinde çok şube çalışır; hasta online randevuda şubeyi seçer.

Bir hekim iki şubede çalışabilir mi?

Hekim, şubelerde ayrı çalışma saatleriyle tanımlanabilir. Böylece takvimde hangi gün hangi şubede olduğu net görünür.

Şube kapanışı online randevuya yansır mı?

Evet. Şubeye özel kapanış günleri işaretlendiğinde, hasta o gün için o şubede randevu seçemez.

Şube sorumlusu başka şubenin hastasını görebilir mi?

Yetkileri siz tanımlarsınız. Şube sorumlusunun yalnızca kendi şubesini görmesini sağlayabilir, merkez yönetime ise tüm şubelere erişim verebilirsiniz.

Sonraki adım

Şubelerinizi tek panelde toplamak için hesabınızı açın. Önce özeti okumak isterseniz diş kliniği sektör sayfasına göz atın.

Çok Şubeli Klinik Yönetimi: Şube Bazlı Hekim ve Fiyat