Otel ve pansiyon rezervasyon sistemi: odalarınız kendi sitenizden dolsun

Doğrudan rezervasyon neden küçük otel için önemlidir?

Odası az olan bir tesiste boş kalan her gece geri gelmez. Rezervasyonlarınızın çoğu aracı sitelerden geliyorsa, her konaklamada ödediğiniz komisyon yıl sonunda hatırı sayılır bir toplam yapar; üstelik misafirin telefonu ve e-postası çoğunlukla sizde kalmaz. Doğrudan rezervasyon bu yüzden çekicidir: misafirle ilişkiyi siz kurar, koşulları siz yazarsınız.

Bunun işlemesi için misafirin işi kolay olmalıdır. Tarihi seçmek, uygun odayı görmek ve kaporayı ödemek: bu üç adım kendi sitenizde de aracı sitedeki kadar rahat değilse misafir kolay olana gider. O zaman doğrudan rezervasyon yalnızca telefon ve mesajdan ibaret kalır, çift kayıt ve unutulan not da geri gelir.

Odayı kaynak olarak tanımlamak ne sağlar?

Konaklama yapısında her oda bir kaynaktır. Takvim hangi odanın hangi gece dolu olduğunu bilir, aynı odaya ikinci bir rezervasyon girilmesine izin vermez. Tarih araması yapan misafir yalnızca gerçekten boş odaları görür; oda özelliklerine göre süzme de yapabilir.

Her oda için gecelik fiyat, minimum gece sayısı ve kapora kuralını yazarsınız. Sistem oda başına bu değerleri uygular. Fiyat politikanızın bundan farklı ayrıntıları varsa, kuruluma başlamadan önce odaların fiyatını, minimum konaklama kurallarını ve kapora koşullarını yazılı bir listeye dökün; hangisini sisteme birebir yansıtabileceğinizi böylece görürsünüz.

Oda özelliği filtreleri de burada işe yarar: deniz manzarası, balkon ya da bahçe katı gibi özellikleri odalarınıza işlerseniz misafir tarih aramasını bu özelliklere göre daraltır. Resepsiyon da telefonda aynı soruları tek tek yanıtlamak yerine misafiri siteye yönlendirir.

Varış formu resepsiyonun işini nasıl hafifletir?

Resepsiyonun en çok zaman harcadığı işlerden biri misafir gelmeden önce bilgi toplamaktır. Varış saati, çocuk sayısı, erken giriş isteği, alerji ya da özel gün notu telefonla ve mesajla ayrı ayrı sorulur. Bu soruları bir varış formuna çevirip bağlantısını misafire gönderdiğinizde yanıtlar formun kendi sayfasında toplanır.

Sabah form yanıtlarına ve günün rezervasyonlarına baktığınızda hangi misafirin kaçta geleceğini, kimin özel isteği olduğunu görürsünüz. Kat hizmetleri, resepsiyon ve sahip aynı bilgiyi izler. Formu kısa tutmak ve KVKK onay kutusunu eklemek iyi bir alışkanlıktır.

Kısa form misafire de yarar. Telefondan rezervasyon yapan biri yirmi alan doldurmak istemez; odayı hazırlama biçiminizi gerçekten değiştiren dört beş soru yeter. Her fazladan sorudan vazgeçtiğinizde rezervasyonun tamamlanma ihtimali artar.

"Komisyonsuz" ne anlama gelir, ne gelmez?

Kendi sitenizden gelen bir rezervasyonda aracı siteye pay vermezsiniz. Öte yandan misafir kartla ödediğinde ödeme sağlayıcısı işlem başına kendi bedelini keser; bunu fiyatlarınızı düşünürken hesaba katmak gerekir. Komisyonsuz demek maliyetsiz demek değildir, yalnızca aracının payı ortadan kalkar.

Doğrudan rezervasyonun uzun vadeli getirisi misafirle kurduğunuz bağdır. Telefon, e-posta ve konaklama geçmişi sizde durur. Konaklamadan sonra gönderilen kısa bir teşekkür ve bir sonraki yıl için sade bir davet, tekrar eden misafir kazanmanın en düşük maliyetli yoludur. Yalnızca önce izin aldığınızdan emin olun; izni olmayan kişiye pazarlama iletisi göndermeyin ve kayıt formunuza onay kutusunu koyun.

Otelin restoranı ve faturalama nasıl yürür?

Otelde restoran ya da kahvaltı salonu varsa masa rezervasyonu konaklamadan ayrı bir akıştır. Rezervasyon Sistemi bunu alanlara göre masa ataması ve servis saatleriyle yürütür; konaklama kayıtlarına dokunmaz. Eklenti isteğe bağlıdır, ihtiyaç duyduğunuzda ek olarak alınır.

Konaklama bittiğinde fatura isteyen misafir ya da kurumsal müşteri olabilir. E-Fatura Entegrasyonu belgeyi aynı panelden kesmenizi sağlar. Böylece oda rezervasyonundan faturaya kadar zincir tek panelde kalır, ayrı bir programa girip aynı bilgileri yeniden yazmanız gerekmez.

Küçük bir tesiste çoğu zaman aynı kişi resepsiyonu, restoranı ve faturayı yönetir. Üç ayrı programın üç ayrı şifresini ve ekranını hatırlamak yerine, hepsini tek bir panelde yürütmek günlük işin yükünü gözle görülür biçimde hafifletir.